Est-ce que tu savais que les courriels sont lus en moyenne six fois avant d’être traités? De nos jours, nous sommes constamment bombardés de courriels. Entre les infolettres, les messages professionnels et personnels, il peut être difficile de gérer efficacement sa boîte courriel. Cependant, avec un peu d’organisation et de discipline, il est possible de bien gérer sa boîte courriel et d’améliorer son efficacité. Dans cet article, je te partage mes meilleures astuces pour gérer efficacement sa boîte courriel.
LES TROIS ACTIONS POSSIBLES
Il y a trois actions que tu peux faire avec tes courriels:
NETTOYER SA BOÎTE COURRIEL RÉGULIÈREMENT
Le meilleur moyen de ne pas perdre le contrôle de sa boîte de messagerie est de la nettoyer régulièrement pour éviter une accumulation de messages. Je recommande de prévoir au maximum 2 à 3 périodes quotidiennes réservées au traitement de tes courriels.
Par exemple : le matin, au retour du dîner et à la fin de ta journée de travail. L’objectif est de terminer ta semaine de travail avec une boîte de réception vide ou presque! Je sais qu’il est parfois difficile de résister à la tentation de consulter nos messages, un truc simple est de fermer ta boîte courriel pendant que tu travailles. Il faut trouver ce juste équilibre entre la consultation compulsive de ses courriels et la procrastination!
EFFECTUER UN PREMIER MÉNAGE
Il n’est pas rare que des personnes aient des milliers de courriels accumulés dans leur boîte de réception et les traiter un à la fois est juste impossible. Si c’est ton cas, tu peux en premier lieu déplacer les courriels datant de plus d’un certain temps (par exemple, 2 mois) dans un dossier que tu pourrais nommer « Archives ». Il peut être insécurisant de les supprimer, car il se pourrait que tu aies à en consulter certains. Tu pourrais alors utiliser la fonction de recherche pour t’aider à les retrouver.
Si tu as accumulé beaucoup de courriels dans ta boîte de réception, tu peux faire un premier tri en utilisant la fonction « Nettoyer le dossier » dans l’onglet « Dossier » et « Nettoyer » disponible dans la version de bureau d’Outlook. Si tu as eu plusieurs conversations concernant un même courriel, cette fonction permet de supprimer les doublons pour ne conserver que les courriels où toutes les informations s’y retrouvent. Par la suite, tu peux les trier par expéditeurs ou par sujets, il sera assurément plus facile de les traiter. Je sais que c’est une tâche ardue, mais ce travail te permettra une économie substantielle en temps par la suite!
ÉTABLIR DES RÈGLES DE GESTION
Une étape importante pour gérer efficacement sa boîte courriel est d’établir des règles de gestion. Il est important de prendre le temps d’analyser les types de courriels que tu reçois et de déterminer de quelle manière tu vas les traiter. Par exemple, tu peux créer des filtres qui déplacent automatiquement les courriels des infolettres vers un dossier spécifique. De cette façon, tu peux traiter les courriels plus rapidement et passer moins de temps dans ta boîte de messagerie.
TRANSFORMER SES COURRIELS EN TÂCHES
Ce conseil s’applique pour l’application de bureau Outlook. Ce qui est génial avec cette application pour traiter les courriels qui nécessitent une action, c’est que tu peux les glisser directement dans l’élément « Tâches » pour qu’il se transforme en tâche. Une économie de temps à ne pas négliger!
CRÉER DES MODÈLES STANDARDISÉS
Si tu reçois souvent des demandes similaires ou que tu as à rédiger régulièrement le même genre de courriel, il est possible d’utiliser des réponses programmées pour répondre rapidement et efficacement. Les réponses programmées te permettent de créer un modèle de réponse standardisé que tu peux utiliser en un clic pour répondre aux courriels courants.
La façon de faire est très simple, tu dois commencer par créer une nouvelle signature. Donne-lui un nom significatif. Par exemple : Demande de collaboration. Ensuite, rédige ton courriel en prenant soin d’avoir préalablement effectué un copier-coller de ta signature à partir d’une signature déjà créée. Enregistre ta nouvelle signature qui deviendra ton modèle. Lorsque tu répondras à un courriel ou en enverras un nouveau, tu auras simplement à sélectionner la signature.
UTILISER LES RACCOURCIS CLAVIERS
Les raccourcis clavier sont sous-utilisés, pourtant si utiles! Apprends les raccourcis clavier courants pour les actions que tu effectues fréquemment, comme la suppression ou la réponse à un courriel. Par exemple, utilise « Ctrl + N » pour créer un nouveau courriel ou « Ctrl + R » pour répondre à un courriel.
CRÉER DES DOSSIERS D’ARCHIVAGE
L’utilisation de dossiers d’archivage peut être utile pour organiser les courriels en fonction de leur sujet. Tu peux également créer un dossier pour les courriels qui nécessitent une action qui pourra être nommé « À traiter » ou « Suivi à effectuer ». Enfin, il est important de nommer les dossiers de manière claire et concise pour qu’ils soient facilement compréhensibles. Évite d’utiliser des noms génériques comme « Projets » ou « Important », qui peuvent être confus. Utilise plutôt des noms qui décrivent clairement le contenu du dossier.
En utilisant des dossiers et sous-dossiers pour organiser ta boîte courriel, tu pourras réduire considérablement le temps que tu passes à chercher des courriels. Cela te permettra de rester organisée et productive, tout en évitant l’accumulation de messages dans ta boîte de réception.
APPLIQUER LA RÈGLE DES DEUX MINUTES
Tu as probablement déjà entendu parler de cette règle énoncée dans le livre Getting Things Done de David Allen. Ce qui veut dire que si assurer le suivi d’un courriel prend moins de deux minutes, tu le fais immédiatement. Sinon, tu transformes ton courriel en tâche ou tu le déplaces dans un dossier spécifique aux courriels dont tu dois assurer un suivi comme nous l’avons vu précédemment.
AJOUTER UN MESSAGE D’ABSENCE
Pour limiter le nombre de courriels pendant ton absence, je te conseille de créer un message d’absence qui pourrait ressembler à ceci :
REDIRIGER SES BOÎTES COURRIEL
Si tu as plusieurs boîtes courriel, tu peux effectuer une redirection vers une seule boîte de messagerie. Je le recommande seulement pour les courriels professionnels, car tu perdras en efficacité en mélangeant tes courriels personnels à ceux professionnels. Il y a un temps pour chaque chose, alors la lecture des courriels personnels doit idéalement se faire en dehors des heures de travail.
SE DÉSINSCRIRE ET BLOQUER DES EXPÉDITEURS
Si tu es submergée par des courriels promotionnels et des infolettres auxquelles tu ne t’es jamais inscrite, prends le temps de te désabonner. Pour ce qui est des expéditeurs dont tu ne veux plus recevoir de communications, tu peux tout simplement les bloquer (fonctions disponibles dans Gmail et Outlook).
DÉLÉGUER LA GESTION DE TA BOÎTE COURRIEL
Déléguer une partie de ses tâches administratives est une façon de te permettre de travailler efficacement dans ta zone de génie. Le traitement des courriels est chronophage et ça peut être un excellent investissement de déléguer cette tâche.
Un dernier conseil très simple, pour recevoir moins de courriels, il faut commencer par en envoyer moins. Par conséquent, avant d’envoyer un courriel, demande-toi s’il est réellement nécessaire de le faire.
En suivant ces conseils, tu devrais être en mesure de mieux gérer ta boîte courriel et de réduire le temps que tu y consacres tout en étant plus productive et organisée.