Tu aimerais diminuer ta charge mentale, t’assurer de ne rien oublier et de mettre toutes les chances de ton côté pour atteindre tes objectifs?
La planification hebdomadaire doit faire impérativement partie de ta routine! Sans elle, tu risques de passer tes journées à faire des tâches sans importance et de terminer ta semaine en ayant l’impression de n’avoir rien fait. Regardons de plus près comment faire sa planification hebdomadaire.
Il n’y a pas de réponse universelle à cette question. Certaines bloqueront un moment à leur agenda le vendredi en fin d’après-midi. Tandis que d’autres préféreront le faire durant le week-end à tête reposée en prenant un bon café! Tout dépendra de tes obligations professionnelles et personnelles.
Par contre, le lundi matin n’est pas le moment idéal. À moins d’avoir une discipline en béton, tu risques d’omettre de la faire en te disant que c’est une perte de temps et de te mettre immédiatement à la tâche en traitant tes dizaines de courriels.
Effectuer ta planification devrait te prendre entre 30 minutes et 1 heure. Ce sera probablement plus long les premières fois le temps de créer ta stratégie, mais tu prendras rapidement de la vitesse!
On procède en premier par réaliser le bilan de la semaine qui vient de se terminer. Voici quelques questions à te poser :
Tous ces questionnements t’amèneront à porter une réflexion sur ta manière de travailler et, si nécessaire, à procéder à des ajustements pour les semaines subséquentes. Comme, par exemple, de redéfinir le temps accordé pour certaines tâches. Il sera important de déterminer les raisons pour lesquelles tu n’as pas atteint tes buts : agenda trop chargé et tu as manqué de temps, procrastination, urgences, etc.
Porte une attention particulière aux imprévus et aux urgences qui se répètent. Cela peut être causé par plusieurs facteurs, dont un manque d’organisation, il sera alors nécessaire de revoir tes processus pour faire des ajustements.
Tu dois y inscrire tout ce qui est important, tant dans ta sphère de vie professionnelle que personnelle pour t’assurer de ne rien oublier : tes rendez-vous, les moments réservés pour passer du temps en famille, les activités des enfants, les périodes réservées pour la pratique d’une activité sportive, les blocs de temps pour effectuer tes tâches, périodes de dîner, etc. Si l’événement est récurrent, programme-le pour qu’il apparaisse systématiquement dans ton agenda.
Je sais que certaines préfèrent l’agenda papier, mais je te recommande plutôt d’utiliser un agenda électronique comme Gmail et Outlook qui sont les plus populaires. Et je dois t’avouer que j’ai un gros faible pour l’application de bureau Outlook qui contient plusieurs fonctionnalités très utiles!
En ce qui a trait aux tâches professionnelles, commence par fixer tes objectifs de la semaine et établis les tâches qui permettront l’atteinte de ceux-ci. Les objectifs hebdomadaires sont primordiaux, ils doivent être en lien avec l’atteinte de tes objectifs trimestriels.
Par la suite, sélectionne les tâches secondaires que tu dois accomplir : la tenue de livres, le traitement des courriels, les suivis téléphoniques, la création de contenu, celles que tu n’as pas accomplies la semaine précédente, etc. C’est à ce moment qu’un gestionnaire de tâches devient indispensable!
Il est maintenant temps de les noter à ton agenda. Une manière efficace est de créer des blocs de temps pour chaque tâche de même nature. Il est préférable d’effectuer les tâches les plus importantes et celles qui demandent beaucoup de concentration le matin; c’est habituellement à ce moment que notre niveau d’énergie est le plus élevé et, si des imprévus surviennent durant la journée, tu auras accompli ce qui était le plus important.
Un autre conseil pour s’y retrouver plus facilement, c’est d’utiliser les codes de couleur pour différencier les types activités.
Notre niveau d’énergie fluctue au courant de la journée et de la semaine. Par conséquent, fais ta planification hebdomadaire en fonction de ton énergie.
Ne sois pas trop ambitieuse dans ta planification, nous avons tendance à sous-estimer la durée réelle des tâches. Mieux vaut un travail terminé et bien fait que plusieurs tâches commencées et non terminées. Parce que des tâches non terminées auront un impact sur ta charge mentale.
N’oublie pas de prévoir du temps pour les imprévus et pour les déplacements. L’objectif est d’optimiser son temps, mais pas de le sur-optimiser en réglant son horaire au quart de tour!
En terminant, je te recommande de prévoir une période en fin de journée pour revoir ta planification du lendemain et du reste de la semaine; étant donné certains événements qui auront eu lieu au courant de la journée, tu devras peut-être y apporter des modifications. Après quelques semaines de planification, tu deviendras plus habile et tu seras en mesure de connaître les périodes propices pour chaque tâche.
Si tu souhaites en apprendre plus sur la planification hebdomadaire, j’ai créé un guide gratuit que je t’invite à télécharger.