Tu rêves d’avoir plus de temps pour travailler sur tes projets et être dans ta zone de génie ou bien d’en libérer pour passer plus de temps en famille? Dans cet article, je t’explique comment déléguer ses tâches administratives à une adjointe virtuelle et pourquoi ça pourrait être la meilleure solution pour toi.
Il y a plusieurs avantages indéniables, dont le fait de pouvoir choisir le nombre d’heures à déléguer ainsi que de ne pas avoir toutes les responsabilités reliées à l’embauche d’une personne salariée. Par exemple, tu n’auras pas à payer d’avantages sociaux qui sont des coûts à prendre en considération.
Confier une partie de son travail à une tierce personne doit être fait de manière stratégique. Avant toute chose, il est nécessaire de connaître les tâches que tu veux et que tu peux déléguer. Ça peut être des tâches que tu procrastines et que tu détestes faire, ou dont tu es plus ou moins habile et qui te prennent un temps fou.
Commence par dresser une liste de toutes ces tâches par catégories en y mentionnant le temps estimé et la fréquence de celles-ci. Par exemple, tu veux déléguer ta tenue de livre et cela te prend en général une heure par semaine. Ceci te permettra d’avoir une vue d’ensemble des heures que tu pourras libérer à ton agenda.
Certaines tâches sont difficiles à confier à une autre personne, surtout celles qui concernent les activités d’impact. Il est par conséquent plus judicieux de choisir des tâches de soutien telles que la gestion de ton agenda, la gestion de tes réseaux sociaux et ta comptabilité.
Avec toutes les offres offertes sur le Web et les réseaux sociaux, il peut être difficile de sélectionner la bonne personne. Beaucoup de gens se sont « réinventés » pendant la pandémie, ce qui a conduit à une augmentation d’adjointes virtuelles sur le marché.
Trouver une collaboratrice compétente, digne de confiance et avec qui tu auras des atomes crochus sera probablement l’étape la plus difficile! N’hésite pas à demander des références à ton réseau. Prends le temps également de consulter le site Web et les réseaux sociaux professionnels des adjointes virtuelles. Cela en dira long sur la qualité de leur travail.
Tu ne devrais pas avoir le stress de savoir si le travail sera bien exécuté ou de devoir repasser sur celui-ci pour t’assurer que tout est conforme. Avant tout, l’objectif, c’est d’épargner du temps et de te libérer l’esprit.
Un autre élément à prendre en considération est les tâches que l’adjointe virtuelle peut accomplir. On ne peut pas être à compétences égales dans tout. Je doute qu’une personne dont l’offre de services est à l’infini puisse être compétente à tous les niveaux.
Ce qui t’amènera peut-être à travailler avec plusieurs ressources externes qui pourront répondre adéquatement à chacun de tes besoins. Par contre, il y a certaines adjointes virtuelles qui ont elles-mêmes des adjointes qui travaillent pour elles. Par conséquent, il est tout à fait normal que l’offre de services soit plus étendue.
En règle générale, les adjointes virtuelles acceptent les collaborations ponctuelles, mais certaines ne recherchent que des collaborations sur le long terme. Sois honnête sur le nombre d’heures que tu veux lui confier. Il est préférable d’augmenter le nombre d’heures au fil du temps plutôt que de le surestimer. Cela lui permettra d’avoir plus de stabilité.
Tu devras prévoir du temps pour expliquer le travail à exécuter. Sois indulgente, l’adjointe ne connaît probablement pas ton entreprise et ta manière de fonctionner. Je te recommande fortement d’avoir un procédurier et même d’utiliser des applications telles que Loom et Berrycast qui sont géniales pour créer des vidéos explicatives. L’adjointe virtuelle doit être rémunérée pour la formation, voilà pourquoi tu dois créer du contenu explicatif qui sera efficace, bref et concis.
Les tarifs sont extrêmement variables et dépendent de plusieurs facteurs, dont l’expérience et le type de tâches. Il faut évidemment que ça convienne à ton budget, mais ne « magasine » pas un prix, mise plutôt sur l’efficacité et la qualité du travail.
Honnêtement, j’ai de la peine lorsque je constate que des adjointes virtuelles chargent un prix dérisoire. En tant qu’entrepreneure, tu connais toutes les charges relatives à une entreprise comme les obligations gouvernementales, une assurance salaire, la contribution à un REER en plus des heures non rémunérées pour se former, créer du contenu pour les réseaux sociaux et faire toutes les tâches administratives. Il faut prendre en compte toutes ces charges dans le calcul du taux horaire.
J’espère que cet article t’aura éclairé et donné le petit coup de pouce qu’il te manquait pour enfin te décider à déléguer.