Dans un monde en constante évolution, nous sommes toujours à la recherche de nouvelles approches pour améliorer notre productivité au quotidien. Que tu sois un étudiant, un professionnel, un entrepreneur ou simplement quelqu’un en quête d’accomplissement personnel, maîtriser les principes fondamentaux de la productivité peut faire toute la différence dans la réalisation de tes objectifs.
Dans cet article, je te partage les 13 lois en gestion du temps, 13 principes essentiels qui agissent comme des guides pour t’aider à gérer ton temps, ton énergie et tes ressources de manière plus efficace. Je suis certaine que tu feras de belles découvertes!
La loi d’Illich fait référence à une déclaration attribuée à l’écrivain et philosophe Ivan Illich, qui peut être résumé ainsi : Travailler moins pour être plus efficace. À première vue, ça peut sembler contre-productif. En fait, nous avons tous une période maximale de concentration. Des études suggèrent que notre temps de concentration est de maximum 90 minutes.
Passé cette période, notre concentration a tendance à diminuer. Pendant cette plage de 90 minutes, notre concentration serait à son maximum à 25 minutes pour diminuer lentement. Au bout de 75 minutes, la fatigue commence à nous envahir pour atteindre son apogée à 90 minutes.
Le meilleur conseil que je puisse te donner, c’est de prendre des pauses. La technique Pomodoro, que nous verrons tout juste après, pourrait t’être d’une grande utilité! Les pauses s’appliquent également lors des réunions si tu veux éviter de perdre l’attention de tes collègues.
Un grand classique en gestion du temps! La technique Pomodoro a été développée par un entrepreneur et universitaire italien du nom de Francesco Cirillo. Cette méthode consiste à diviser ton travail en périodes de travail intense de courte durée, appelées «pomodoros», suivies de courtes pauses. Le seul outil dont tu auras besoin est un minuteur.
Voici comment tu peux appliquer la technique Pomodoro pour améliorer ton efficacité:
Bien que cela ne suive pas exactement la règle des 90 minutes, c’est une autre approche basée sur l’idée que des pauses régulières peuvent améliorer la productivité.
Même si l’approche Taylorisme a été développée pour le milieu industriel, elle peut très bien s’appliquer à notre quotidien. L’un des principes de la loi de Taylor stipule que «L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent». Bref, le principe est d’effectuer ses tâches dans le bon ordre. Simple et logique!
L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. – F. W. Taylor
En 1951, l’économiste suédois Sune Carlson décrit dans son livre Executive behaviour, qu’un travail en continu prend moins de temps que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. Voici deux conseils pour y parvenir:
Limite les distractions et les interruptions
Se faire interrompre demande du temps et de l’énergie. Savais-tu que ça peut prendre jusqu’à 25 minutes pour retrouver notre niveau initial de concentration lorsque nous sommes interrompus? Ça fait beaucoup de temps perdu!
Le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption. – Carlson
Pour y arriver:
Prévois des blocs de temps
En réservant des plages horaires dédiées à certaines tâches, tu pourras te concentrer à 100% sur celles-ci. Cette façon de travailler évitera de faire du multitâches en passant d’une tâche à l’autre. Focus, focus et focus! Ce qui fonctionne très bien pour ma part, c’est d’écouter de la musique de concentration avec des écouteurs. J’ai des playlists préférées sur Spotify que je sélectionne selon mon inspiration du moment.
La loi de Parkinson a été formulée en 1955 par l’historien britannique Cyril Northcote Parkinson. Lorsque nous avons un délai à respecter, nous sommes plus enclins à travailler de manière efficace pour achever une tâche. Cependant, si nous avons une période de temps plus longue à notre disposition pour accomplir la même tâche, nous avons tendance à nous laisser distraire, à procrastiner et à prendre plus de temps que nécessaire.
En d’autres termes, la loi de Parkinson stipule que:
Plus vous avez de temps pour accomplir une tâche, plus il vous faudra de temps pour la terminer. – Parkinson
Par exemple, imagine que tu as une tâche relativement simple à accomplir, comme la rédaction d’un rapport de deux pages pour ton travail. Tu as été informé que ce rapport doit être terminé d’ici une semaine, soit sept jours.
Voici comment la loi de Parkinson pourrait s’appliquer dans cette situation:
Sans délai spécifique: Si tu abordes la tâche sans avoir fixé de délai spécifique, tu pourrais constater que, au lieu de la terminer rapidement, tu commences à la remettre à plus tard. Tu pourrais consacrer les deux premiers jours à des recherches excessives, puis faire autre chose le troisième jour, et ainsi de suite. Finalement, le temps restant étant court, tu te précipites pour tout terminer au dernier moment.
Avec un délai court: Maintenant, imagine que tu as dû accomplir la même tâche, mais avec un délai beaucoup plus court, comme seulement deux jours. Dans cette situation, la loi de Parkinson jouerait en ta faveur. Tu serais plus enclin à te concentrer sur la tâche et à travailler de manière efficace pour respecter la date limite. La pression temporelle te pousserait à être plus productif.
La loi de Parkinson est un concept qui trouve de nombreuses applications dans notre vie quotidienne. Comprendre cette loi peut nous aider à devenir plus conscients de la façon dont nous gérons notre temps et à être plus efficaces.
Cette loi du temps nous vient du chirurgien et neurobiologiste français Henri Laborit. Ses idées ont eu une influence significative dans les domaines de la psychologie, de la neuroscience et de la médecine. Il s’est particulièrement intéressé aux rythmes biologiques chez l’humain. L’un des concepts, c’est que nous aurions tendance à commencer par les choses faciles et agréables et à repousser et fuir les choses difficiles. C’est la loi du moindre effort, la reine de la procrastination!
Comment déjouer la loi de Laborit
Pour pallier ce problème, commence ta journée avec les tâches les plus importantes et difficiles. Tu éprouveras alors un fort sentiment de satisfaction et une réduction de ton stress lorsque ton travail sera accompli. Permets-toi une pause plaisir pour te récompenser de ton travail. En sachant que les tâches suivantes seront faciles et agréables, ça t’apportera de la motivation pour effectuer celles qui sont ardues.
Un autre conseil que j’applique lorsque j’exécute des tâches compliquées, c’est de joindre quelque chose qui m’apporte du plaisir. Par exemple, un café latte ou écouter de la musique qui me met dans un état de concentration profond.
Cette loi, connue sous la règle des 80/20, est un concept formulé par l’économiste Vilfredo Pareto. Elle stipule que généralement 20% des causes ou des éléments produisent 80% des effets ou des résultats.
Pour mieux la comprendre, voici quelques exemples :
Évidemment, la loi de Pareto n’est pas une science exacte. Par contre, elle est d’une grande utilité lors de la prise de décisions en permettant de se focaliser sur les bonnes actions.
Cette loi est aussi connue sous le nom de biorythme. Il existe chez les êtres humains des rythmes biologiques qui influencent directement notre productivité. Chaque être humain a son propre rythme biologique qui varie selon la météo, les saisons, l’heure et l’alimentation.
Ceci aura pour conséquence d’affecter notre énergie, donc notre productivité. Par exemple, nous pouvons être fatigués après le repas, car la digestion demande de l’énergie. Alors, notre efficacité en sera affectée.
Afin de maintenir ta productivité à un niveau élevé, il est important de connaître ton rythme biologique et de le respecter. Si le sujet sur les rythmes biologiques t’intéresse, j’ai écrit un article à ce sujet que tu peux lire juste ici.
John Kotter, professeur de la Harvard Business School, a élaboré cette méthode pour aider les organisations à gérer efficacement le processus de changement. Le principe de la loi réside en 8 étapes où il explique que les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats.
Ainsi, si tu mets en place les bonnes actions, qui donnent des résultats rapides, cela te motivera encore plus pour démarrer les actions suivantes. La loi de Kotter complète très bien les lois de Taylor, Laborit et Parkinson.
Cette loi nous vient de Paul Fraisse, psychologue français, dont les travaux portaient entre autres sur la perception du temps. Autrement dit:
Une heure n’est pas toujours égale à une heure. – Fraisse
Par exemple, le temps passera beaucoup plus vite lorsque tu accomplis une tâche que tu aimes.
Ainsi, pour utiliser ton temps efficacement, il est recommandé d’alterner les tâches que tu aimes avec celles que tu aimes le moins.
La loi de Brooks est une notion qui provient du domaine de l’informatique et de la gestion de projets logiciels. Elle a été formulée par Frederick P. Brooks, un informaticien renommé. Elle énonce que l’ajout de ressources humaines à un projet logiciel en retard accroît davantage le retard. En fait, nous pouvons appliquer cette règle à d’autres domaines que celui de l’informatique.
Prenons par exemple un dossier que tu dois terminer d’ici la fin de la semaine. Les délais sont serrés et tu décides de déléguer certaines tâches. Le temps que tu prendras à expliquer le travail à accomplir sera probablement plus long que si tu l’avais accompli toi-même. Également, il est possible que les personnes affectées à ces tâches commettent des erreurs ou qu’il y ait des problèmes de communication. Ce qui aura pour final de te compliquer la tâche.
Cette loi vient de Edward A. Murphy Jr., qui aurait formulé cette règle de manière informelle dans les années 1940. Différentes versions existeraient.
Tout ce qui peut aller mal, ira mal. – Murphy
Tu connais probablement l’adage Tout ce qui peut aller mal, ira mal! En d’autres termes, elle suggère que si quelque chose a une chance de mal tourner, alors il y a de fortes chances que cela se produise à un moment donné. La loi de Murphy est souvent utilisée pour décrire des situations où les choses ne se passent pas comme prévu.
Quelques exemples:
Il faut donc anticiper et s’attendre au pire. Ainsi, tu devrais prévoir l’imprévu et laisser des plages libres à ton horaire afin de faire face à ces éventualités.
La loi de Hofstadter fait référence à une observation formulée par le physicien et écrivain Douglas Hofstadter dans son livre intitulé Gödel, Escher, Bach. Elle stipule qu’il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte du fait qu’elles prennent plus de temps que prévu.
Nous pourrions croire que cette loi va à l’encontre de celle de Parkinson qui dit que l’on doit prévoir des délais ambitieux. Certes, il faut prévoir des délais ambitieux, mais également prévoir une marge de manœuvre pour pallier les tâches plus longues que prévu.
En explorant les 13 meilleures lois en gestion du temps, tu auras remarqué que plusieurs se complètent. Je t’invite à les explorer et à les expérimenter. Rappelle-toi que ton temps est l’une de tes ressources les plus précieuses, et en le gérant judicieusement, tu pourras réduire ton stress et vivre une vie plus équilibrée!